10 نقاط تزيد من إنتاجيتك مع البريد الالكتروني

أتطلع باستمرار لرفع مستوى تعاملي مع البريد الالكتروني وزيادة انتاجيتي “التواصلية”، وهذا مهم لأن البريد الالكتروني ما يزال يثبت بأنه أحد أهم وسائل التواصل حاليا، وأعتقد بأن مشاكل إدارة البريد الالكتروني منتشرة لأننا جميعا نتأخر في الرد، أو ننسى أحيانا!..ويزيد الأمر تعقيدا إذا أصبح الرد مطلوب بصفة يومية على عشرات الرسائل من الأصدقاء والعمل والمجموعات التطوعية والمشاريع، والقائمة قابلة للزيادة..

لذا سأضع هنا بعض الأفكار والحلول التي استفدت منها شخصيا بهذا الخصوص (ولو لديك فكرة مميزة شارك بها رجاءً)

  • أولا، التحكم في عدد حسابات الإيميل التي يجب التعامل معها والفصل بينها بعناية. العمل للعمل والأصدقاء للأصدقاء، إذا كنت لا تستخدم إيميلك القديم في الهوتميل مثلا ولكن بعضهم يرسل عليه، بلغ المهمين لديك، وضع رد آلي يخبر بذلك (ولا تحول الرسائل آليا على ايملك الجديد، حتى لا يتعرف عليه السبام!) وبعد ذلك احذف الايميل القديم من كل اجهزتك..بعد أن تنقل رسائلك المهمة وتتخلص منه.
  • ثانيا، استخدم المجلدات  Folders لتقسيم ما يأتيك من رسائل حسب طبيعتها. كل مجموعة تذهب في فولدرها الخاص. أو التصنيف الآلي -Labelling
  • ثالثا، إذا كنت تفضل، يمكن تحول آليا أكثر من إيميل (العمل وإيميلك الرسمي مثلا) على إيميلك اليومي، وهذه لم تعد ضرورية بعد سهولة فتح أكثر من حساب في نفس الوقت في أجهزة الجوال أو عن طريق ميزة الحسابات المتعددة في المتصفحات.
  • رابعا، هناك نوعين من الإيميلات، ما يتطلب القراءة وما يتطلب التفاعل. يفضل أن تعتاد على التفاعل السريع والمباشر مع الرسائل التي تتطلب التفاعل (الرد، إعادة الإرسال، المسح، الخ). اجعلها عادة، لا تفتح الرسالة وتقول في نفسك سأرد “بعدين”!
  • خامسا، الرسائل التي تحتاج إلي تفاعل منك ولكنك لا تستطيع حاليا، يفضل أن تؤشر عليها بعلامة flag كي تبقى مميزة ولا تختفي بين ركام الإيميلات ولا تتأخر في الرد عليها. من اللباقة أن ترد بقولك مثلا: “سأرد عليك خلال (كذا) أيام” وقم بتحديد ذلك. فهذا أفضل بكثير من أن ينتظر الشخص يومان أو خمسة أو عشرة!
  • سادسا، إذا كانت الرسالة مهمة وتحتاج متابعة بعد فترة طويلة نسبيا تستطيع اضافتها لتقويم حسابك بسهولة، قم بذلك. (من المنطقي أن تستفيد من خدمات التقويم في حساباتك وتتدمجها في جهاز الهاتف)
  • سابعا، وجود العديد من الحسابات لا يعني بأن وجودها في الجوال سيكون مزعج، تستطيع وضعها لو كانت كثيرة، إغلاق التنبيه المباشر، وجعله مرة أو مرتين في اليوم أو حتى تحت الطلب. ولكن الهاتف الذكي حتما سيزيد من انتاجيتك إذا احسنت استخدامه، على الأقل لتحديد المهم وغير المهم من الرسائل التي وصلتك.
  • ثامنا، حدد وقت معين يوميا لمتابعة رسائل البريد الالكتروني، أن تخدد ساعة يوميا، أفضل من أن ترد كيفما اتفق، سيجعلك أكثر انضباطا ومتابعة ويقلل من فترة انتظار الطرق الآخر لردك. مرة آخرى، يمكنك أن تقلل عدد مرات تحديث البريد وتجعلها متوافقة مع جدولك حتى لا تؤثر الرسائل على انتاجيتك في أمورك الآخرى.
  • تاسعا، لا يوجد أفضل من الرد المختصر والمفيد، عملي ولا يأخذ الكثير من وقتك أو وقت من يقرأه. تأكد من فهمك للمطلوب جيدا بقراءة متأنية أو مكررة، ثم قم بالرد بلغة بسيطة وواضحة.
  • عاشرا، يتعجل البعض ويتجاوزون كتابة موضوع، وهذا التعجل يجعل الرد يتأخر أو حتى يضيع بالكامل بين رسائل الآخرين. دائما اكتب موضوع للرسالة، وليكن واضحا يدل على المطلوب ويفضل بأن يحتوي على رقم أو رمز يصلح كمرجع مميز (مثال: مراجعة قضية كذا بمدينة كذا-للمناقشة)..

تذكر دائما بأن أسلوبك وتوقيت ردك على رسائل الإيميل هو جزء من شخصيتك ومظهرك أمام الآخرين، ومن السهولة لهم أن يلاحظوا احترامك وحسن ادارتك لوقتك وأوقاتهم..هو أدب ومظهر وقيمة تؤثر على علاقاتك ونتائج علاقاتك. تذكر ذلك دائما واصنع حافزك الذاتي لتطوير مهاراتك معه باستمرار (فالإيميل) حتما يستحق ذلك!

النقاط باختصار: 

10 emails

Advertisements
حول

Contributor

Tagged with:
أرسلت فى كيرفكري, إدارة وتحفيز, تطوير مهني

اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s

أدخل إيميلك هنا لإرسال رابط مقالنا الجديد لك

انضم 2٬815 متابعون آخرين

انستقرام
من الغريب أن تحاول بيع منتج يكتب عليه: (ليس له أي فائدة!) وعلى الرغم من ذلك ينجح.. وكم راقصت منطلقا من أفراحٍ ومن نغمٍ...
واليوم أراقص في مكاني شوكا وهجرانا.. #لندن هذا الصباح "الجز" متعة، بس حوسة شوي...
  • #ابايع_محمد_بن_سلمان_وليا_للعهد على السمع والطاعة في المنشط والمكره، واسأل الله له التوفيق والسداد وأن يمده بعون من عنده لحمل هذه الأمانة 1 day ago
  • RT @Najd_AlKharashi: @TalalJDB مقالك رائع يا دكتور 👍🏻فعلا دائما يصورون للشباب أن الثراء لا يأتي الا بالتجارة ولكن الاحترافية المهنية مصدر ل… 2 days ago
  • @freemansc1 هي ليست من المسار المهني "التقليدي" للمهندس، مجدية؟ نعم أكيد. قد تكون إضافة إذا كنت مستعد للتحول أو الت… twitter.com/i/web/status/8… 2 days ago
  • RT @DrAmeghames: احث الاخوة والاخوات الحاصلين على بكالوريوس محاسبة او دبلوم محاسبة بتعبئة نماذج البحث عن وظيفة من الرابط التالي https://t.… 3 days ago
  • RT @Gosibi: أسس جمعية الأطفال المعوقين وعمل آخر 30 عاماً من عمره مجاناً، حيث حول رواتبه كلها دعماً للجمعية، ما لا تعرفه عنه https://t.co/FS… 5 days ago
التفكير وسيلة ( أم غاية؟) و هو أساس التغيير و حافز الإنجاز و السبب الحيوي الطبيعي للإبداع. وقود التقدم الذي يحيي التأثير فيأتي الإنتاج. التفكير مخرج المشاكل و حل المعضلات و به تخطط المشاريع و ترسم المخططات و تعبر الأنفس عن دواخلها و تعالج ما تكتنز الأدمغة من الكم اللا محدود من المعلومات. بالتفكير نستقل، و تُصنع الخصوصية و يظهر عقل الإنسانية و يعمل كما يجب أن يعمل. شعلة التفكير الأولى: مشاهدة..وقراءة..
سَعادَتُك إنعِكاسُ أفكارك!
%d مدونون معجبون بهذه: